Il passaggio delle consegne
Con il termine “passaggio delle consegne” si individua il momento in cui l’amministratore uscente trasferisce al nuovo i documenti inerenti la gestione del condominio ponendolo nella concreta possibilità di svolgere il suo incarico.
È con la consegna dei documenti del condominio tra l’amministratore uscente e quello entrante che questo assume i pieni poteri di gestione.
La consegna dei documenti è un obbligo del mandatario cessato dall’incarico previsto dall’art. 1713 c.c.
Inoltre il passaggio delle consegne può avvenire non solo dal precedente amministratore ma anche dai condomini o dal costruttore, unico proprietario, per gli edifici di nuova costruzione.
FORMALIZZAZIONE CONSEGNE
Il verbale è sottoscritto da entrambi i soggetti (uscente ed entrante).
Qualora nel verbale l’amministratore cessato riporti un credito vantato, la sottoscrizione dell’amministratore entrante non è sufficiente a rendere esigibile tale credito.
La sottoscrizione del nuovo amministratore è indicativa della mera ricevuta della documentazione.
È bene specificare “salvo verifica contabile della documentazione”.
TEMPI PER IL PASSAGGIO DELLE CONSEGNE
Non ci sono tempi prestabiliti, può essere buona prassi aspettare i 30 giorni per verificare che nessuno impugni la delibera.
Fino a due mesi può essere un tempo “tollerabile”.
Solo dal momento del cosiddetto «passaggio delle consegne» l’amministratore è messo nella condizione di conoscere le problematiche del condominio che è stato chiamato a gestire e di collaborare con i condomini per cercare di risolverle: è da tale momento che egli di fatto assume i pieni poteri gestionali e, di conseguenza, le responsabilità ad essi inerenti.
Solo con il regolare passaggio di consegne è possibile escludere qualsiasi ipotesi di confusione e di responsabilità amministrativa, talché il relativo verbale assume primaria importanza ai fini della prova dell’avvenuto esatto trasferimento dei documenti.
Indipendentemente dai motivi per cui viene a cessare il mandato, l’amministratore uscente deve restituire tutta la documentazione.
Con la cessazione dell’incarico entra in pieno vigore la normativa della privacy, in quanto l’amministratore mandatario non più in carica è considerato come qualsivoglia terzo.
Nel caso in cui tale adempimento non venisse effettuato (Sentenza n. 13504 del 03/12/1999: “L’amministratore di un Condominio, alla cessazione del suo mandato, ha l’obbligo di restituire ai condomini quanto ricevuto a causa dello svolgimento dell’incarico, tra cui i documenti concernenti la gestione, né può trattenerli finché non rimborsato delle somme anticipate per conto del condominio”).
Il nuovo amministratore è legittimato ad agire nei confronti del precedente per la restituzione dei documenti occorrenti all’esercizio della gestione condominiale senza necessità di essere autorizzato con delibera assembleare perché la legittimazione attiva processuale, conferita dall’art. 1130 codice civile per lo svolgimento delle mansioni, comprende anche il recupero della documentazione relativa alla gestione precedente.
L’azione per il recupero della documentazione può essere eseguita non solo dal nuovo amministratore, ma anche da un singolo condomino (Cassazione Civile 28/04/2004 n. 8132).
Se l’amministratore uscente vanta un credito: tra i due interessi contrastanti, cioè quello di conservare i documenti per far valere il credito e l’altro, dell’amministratore che gli subentra di acquisire la documentazione necessaria per la gestione condominiale, deve prevalere il secondo, essendo ben più grave il pregiudizio che può derivare alla gestione condominiale, il mancato possesso della documentazione originale.
Il Condominio può anche chiedere il risarcimento del danno subito a causa dell’inadempimento dell’amministratore uscente.
Una sentenza del Tribunale di Milano (n. 448/2010) ha condannato
l’Amministratore uscente che non aveva consegnato tutta la documentazione afferente alla cessata gestione condominiale al risarcimento dei danni a favore del Condominio liquidati in via equitativa nell’importo di Euro 15.000,00.
LA NOMINA SENZA LA MAGGIORANZA
A certe condizioni, la soluzione più semplice per sciogliere il nodo della proroga imposta, è la nomina di un nuovo amministratore con maggioranze insufficienti.
Se nessuno, nei 30 giorni previsti per l’impugnazione di tale delibera ricorre al tribunale per il suo annullamento, essa diviene pienamente valida.
Conviene in ogni caso la convocazione di un’assemblea per la rettifica di tale scelta.
L’Amministratore deve essere considerato il mandatario dei condomini.
Ciò vuol dire che assunto l’incarico egli agirà in nome e per conto dei propri mandanti (i condomini).
Egli potrà, nel limite delle proprie attribuzioni, firmare contratti, proporre azioni giudiziarie contro i condomini e contro terzi, pretendere il rispetto del regolamento di condominio, ecc. (art. 1130, 1131 c.c.).
Il momento del passaggio delle consegne in pratica si concretizza nella redazione di un elenco di tutti i documenti condominiali detenuti dall’amministratore sostituito che vengono consegnati al subentrante:
Verbale di passaggio delle consegne tra amministratore entrante ed uscente
Il giorno ……………… in …………………… alla via …………………. presso ……………………….. (l’ufficio, l’abitazione, ecc.) del Sig. …………………………., premesso che con delibera assembleare del ………………………… il condominio di via …………,…………….. n. …. Città …………, ha nominato nuovo amministratore il Sig. ………………………..……., tra quest’ultimo e l’amministratore uscente si effettua il passaggio di consegne.
Al nuovo amministratore vengono trasmessi i seguenti registri e documenti:
- Libro dei verbali (con il verbale di nomina del nuovo Amministratore);
- Regolamento condominiale e relative tabelle millesimali;
- Codice Fiscale del Condominio;
- Polizza assicurativa globale del fabbricato;
- Certificato di Prevenzione Incendi (oppure nulla osta provvisorio con tutta la documentazione relativa alla prevenzione);
- Dichiarazione di conformità degli impianti;
- Copia della concessione edilizia, eventuali varianti, contabilità, abitabilità, agibilità;
- Libretto ascensore;
- Identificazione del conto corrente condominiale;
- Elenco assegni bancari o postali non utilizzati;
- Contratti Pulizie, Ascensori, Caldaia, Giardinaggio ecc.;
- Contratti di fornitura gas, acqua, energia(e);
- Contratto d’appalto lavori straordinari (se in corso);
- Contratto portierato (se esistente) e relativo disciplinare;
- Libro paga, matricola, registro infortuni;
- Documentazione INPS, INAIL compreso archivi;
- Elenco anagrafico proprietari;
- Libro cassa;
- Ultimo rendiconto consuntivo approvato;
- Preventivo approvato esercizio in corso;
- Plico bilanci dal ………… al …………;
- Situazione contabile, prima nota, debiti e crediti;
- Giustificativi in elenco di prima nota;
- Atti del Condominio;
- Chiavi di tutto il complesso;
- Modelli 770, modelli F24;
- Altro
Data ……/……/……
L’amministratore uscente L’amministratore entrante
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CHIUSURA DI CASSA
Documento nel quale indicare tutti i versamenti eseguiti dai condomini e i pagamenti eseguiti sino al momento della consegna. Solo al termine di tutte queste operazioni può dirsi essersi verificata l’effettiva presa in consegna del condominio da parte del nuovo amministratore.
Per quello uscente, invece, questo momento segna la fine del mandato.
Per verificare la chiusura di cassa sono necessari questi passaggi:
- Vedere quello che ho sul conto corrente alla fine dell’esercizio.
- Sommare l’importo totale che i condomini devono ancora versare.
- Togliere gli importi delle fatture dei fornitori già registrate nel rendiconto consuntivo ma non ancora pagate.
- Togliere eventuali fondi.
- Togliere eventuali debiti verso erario (ritenuta d’acconto non ancora pagata).
- Il totale che deve risultare deve essere “ZERO”.
ESEMPIO PRATICO DI CHIUSURA CASSA:
SITUAZIONE CREDITI E DEBITI
€ 50,85 importo che risulta sul c/c a fine esercizio
+ € 3.514,32 importo totale che i condomini devono ancora versare
+ € 3,20 importo versato in + al fornitore (da detrarre nella prossima fatt.)
– € 338,80 impresa di pulizie
– € 580,80 giardiniere
– € 921,80 manutenzione ascensore
– € 1.126,60 parcella amministratore
– € 102,85 ente di controllo
– € 491,92 spurgo
– € 5,60 debiti verso erario
€ 0,00 TOTALE
COMUNICAZIONI PRIMA DEL PASSAGGIO
- Invio lettera ringraziamento.
- Invio dei propri recapiti.
- Comunicazione di quando avverrà il passaggio di consegne.
- Richiesta di eventuali problematiche da segnalare
Dopo il passaggio delle consegne, bisogna riordinare tutta la documentazione ricevuta ed effettuare tutte le verifiche necessarie.
Eseguite tutte le verifiche bisogna convocare un’Assemblea Straordinaria, uno per informare tutti i condomini sia del passaggio delle consegne che per quanto riguarda il controllo eseguito e due per farsi conoscere anche da chi non ha votato positivamente alla nomina.
Per quanto riguarda la consegna dell’avviso di convocazione, va benissimo la consegna la consegna a mano con firma per ricevuta, mentre per eventuali esterni non residenti, allora occorre l’invito per raccomandata A/R rispettando i 5 giorni liberi, i quali non tengono conto né del giorno della consegna dell’avviso né del giorno dell’assemblea in seconda convocazione, quindi in pratica diventano 7, meglio 8.
(Comunque ricordarsi sempre di leggere bene i Regolamento Condominiale perché può esserci scritto che la convocazione deve rispettare ad esempio 10 giorni liberi).
COMUNICAZIONI E VARIAZIONI DOPO IL PASSAGGIO
- Presso l’Agenzia delle Entrate con il verbale di nomina e il proprio Codice Fiscale per associarlo a quello del condominio.
- Cambio firma su conto corrente condominiale.
- Modifica dell’indirizzo associato alle utenze (o eventuale addebito in banca).
- Richiesta anagrafica corretta.
- Dichiarazione relativa al trattamento dei dati in base alle norme sulla privacy.
- Invio estratto conto a ciascun condomino per verificare errori e mancanze.
- Comunicazione ai fornitori: verificare eventuali fatture in sospeso, copia dei contratti mancanti.
PRIVACY
Purché siano rispettati questi principi, non è indispensabile il consenso degli interessati all’inserimento nella banca dati
Le banche dati non possono contenere “dati sensibili” che riguardano la salute, le credenze politiche o religiose, gli atteggiamenti verso i consumi.
Sui dati giudiziari, va fatta una distinzione: sono leciti quelli necessari “per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge” (qual è quello dell’amministratore di citare in giudizio il moroso) e “per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria”.
Purché siano rispettati questi principi, non è indispensabile il consenso degli interessati all’inserimento nella banca dati.
Le banche dati non possono contenere “dati sensibili” che riguardano la salute, le credenze politiche o religiose, gli atteggiamenti verso i consumi.
Sui dati giudiziari, va fatta una distinzione: sono leciti quelli necessari “per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge” (qual è quello dell’amministratore di citare in giudizio il moroso) e “per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria”.
I dati non possono, se non con consenso, essere diffusi ad altri, per interessi estranei, ivi comprese quelli delle ditte che intendono proporre ai condomini lavori edili, apparecchiature o impianti.
Per attestare la sicurezza delle proprie banche dati, l’amministratore deve inoltre compilare il documento programmatico di sicurezza (DPS) e conservato presso il proprio ufficio ed esibito solo in caso di controlli.
Le misure minime di protezione sono indicate nell’allegato B al decreto legislativo n. 196 del 2003.
GECOSEI di Giuseppina Napolitano
